Bu başlık altında; hangi bilgilerinizin
a) ne amaçla işlendiği,
b) kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
c) toplama yöntemi ve hukuki sebebi konularında tarafınıza bilgi verilecektir. Buna ek olarak KVKK’dan doğan haklarınız ve üniversitemizin iletişim bilgileri konusunda tarafınıza hatırlatma yapılacaktır.
https://ogrencibasvuru.ege.edu.tr/disBasvuru.php adresi üzerinden yapılan başvurularda başvurucuya yönelik aşağıdaki veri işleme faaliyetleri bulunur:
• İlk olarak, bilgi güvenliğinin sağlanması ve erişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla kimlik (ad, soyadı, kimlik numarası, doğum tarihi) bilgileri KVKK m. 5/2-e (Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması) veri işleme hukuki sebebi dahilinde, başvurucudan elektronik ortamda elde edilerek işlenecektir. İşlenen bilgiler, kimlik doğrulaması ve gerçek kişi olunduğunun tespitinin yapılması amacıyla MERNİS’e anlık olarak aktarılacaktır. Kimlik doğrulaması yapıldıktan sonra sisteme girişe izin verilecektir.
• Bu süreçle paralel bir şekilde, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla iletişim (telefon numarası, e-posta adresi) bilgileri KVKK m. 5/2-f (İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin
zorunlu olması) veri işleme hukuki sebebi dahilinde, başvurucudan elektronik ortamda elde edilerek işlenecektir.
• İkinci olarak, kimlik doğrulaması yapılıp sisteme giriş izni verildikten ve sisteme girildikten sonra öğrenciye başvuru hakkı tanınacaktır. Başvuru hakkı tanınan öğrencilerin başvuru aşamasında öğrenim durumuna ilişkin bilgileri (başvuru detayı, açıklama, ders tarihleri, açıklama, dilekçe, ve bunlarla ilgili başvuru ekleri) KVKK m. 5/2-c (Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması) veri işleme hukuki sebebi dahilinde, başvurucudan
elektronik ortamda elde edilerek işlenecektir. Bu bilgiler, başvurucunun daha önceden bizim sistemlerimizde kayıtlı bir öğrenci olması halinde kendi sistemlerimizden de elde edilebilir.
• Son olarak, tüm bu işlemler sürecinde bilgi güvenliğinin sağlanması amacıyla işlem hareketleri bilgileri (işaretleme) KVKK m. 5/2-f (İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması) veri işleme hukuki sebebi dahilinde, sistem hareketleri üzerinden elektronik ortamda elde edilerek işlenecektir.
• İşlenen tüm bilgiler, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi ve iş sürekliliğinin sağlanması amacıyla, destek aldığımız üçüncü kişiye aktarılacaktır.
• Başvuru aşamasından sonraki süreçler açısından, internet sitemizden sürekli olarak erişebileceğiniz güncel aydınlatma metinlerimize https://kvkk.ege.edu.tr/tr-17813/aydinlatma_ve_acik_riza_metinleri.html adresimiz üzerinden erişebilirsiniz.
İlgili kişinin hakları, 6698 sayılı Kanun’un 11. Maddesinde yer almaktadır. Bu madde kapsamındaki haklarınızı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun bir şekilde tarafımıza başvuruda bulunarak kullanabilirsiniz. Kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili daha detaylı bilgi için 4.5.’te bulunan yöntemin izlenmesi gerekmektedir. Ancak ilgili kişi kendisine sözlü olarak bilgilendirme yapılmasını isterse, danışma veya öğrenci işleri biriminden sözlü bilgilendirme talep edebilir.
Bilgilerinize sunarız.
Veri Sorumlusu: Ege Üniversitesi Rektörlüğü Rektörlük Özel Kalem (Erzene Mahallesi Gençlik Cadde No: 12/1/1 Bornova/İzmir).